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Vom Bestellabwickler zum Gamechanger – Interim Management im CAPEX-Einkauf
Wenn Investitionen teuer, komplex und zeitkritisch sind, braucht es einen Einkauf, der schnell erkennt, was zählt – und gewinnbringend Wirkung erzielt. Interim Manager und Umsetzungsberater Daniel Sorgler macht aus Bestellabwicklern Gamechanger.
TALENT-net:
Daniel, bevor wir ins Thema CAPEX-Einkauf eintauchen: Könntest Du uns kurz erzählen, welchen Weg Dich in den Einkauf geführt hat – und was heute Dein besonderes Alleinstellungsmerkmal als Interim Manager ist?
Daniel Sorgler:
“Sehr gerne. Ich bin seit über 15 Jahren im indirekten Einkauf tätig, mit einem besonderen Schwerpunkt auf Investitionsgüter, v.a. Maschinen und Anlagen, aber auch Bauleistungen. Der Einkauf insgesamt hat mich schon immer interessiert, wobei der Start in dieses besondere Themenfeld eher zufällig war. In dem Produktionsunternehmen, für das ich arbeitete, setzte eine große Investitionswelle von mehreren hundert Millionen um, wodurch sich für mich die Chance bot, meine Leidenschaft kennenzulernen: der CAPEX-Einkauf. Diese habe ich zunächst in Festanstellungen und seit einigen Jahren als Interim Manager und Umsetzungsberater für produzierende Unternehmen immer weiter ausgebaut.
Mein USP als Interim Manager liegt genau hier: Ich kombiniere als Wirtschaftsingenieur technisches Verständnis mit kommerziellem Wissen. Als Wirtschaftsjurist decke ich auch die rechtlichen Fragestellungen zielorientiert und pragmatisch ab, was zu einer klaren Verhandlungsstärke führt, von denen die Unternehmen profitieren. Das bedeutet: Ich bringe schnell Struktur in kritische Projekte, sichere nachhaltige Savings, entlaste die Organisation – und sorge dafür, dass der Einkauf nicht als Bestellbüro wahrgenommen wird, sondern als echter Business Partner. Entscheidend ist für mich, in kürzester Zeit Wirkung zu entfalten: Transparenz schaffen, Brücken zwischen Stakeholdern bauen und Ergebnisse liefern, die sich messbar im EBIT niederschlagen.”
TALENT-net:
Warum gilt der CAPEX-Einkauf als „Königsdisziplin“ im indirekten Einkauf?
Daniel Sorgler:
“Weil hier alles zusammenkommt: hohe Summen, komplexe Technologien, lange Laufzeiten und viele Stakeholder mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Interessen. Änderungen der Rahmenbedingungen während der Projektlaufzeit sind heute immer mehr an der Tagesordnung. Der lösungsorientiere Umgang damit bedarf viel Erfahrung und Kommunikation. Das gilt meiner Erfahrung nach nur, wenn sich aus dem Einkauf jemand zu 100% verantwortlich fühlt, der auf Augenhöhe mit den Bedarfsträgern agiert.
Hinzu kommt, dass Investitionsprojekte fast immer politisch aufgeladen sind – jede Abteilung hat eigene Ziele. Ohne frühzeitige Einbindung des Einkaufs eskalieren Projekte schnell oder kosten schlicht mehr, als sie müssten. Genau deshalb ist CAPEX-Einkauf mehr als Bestellabwicklung – er entscheidet über Effizienz, Geschwindigkeit und letztlich auch über die EBIT-Wirkung. Und das beginnt bereits vor der Ausschreibung! Dort wird der Grundstein für den Projekterfolg gelegt. Nur so können echte Ergebnisse erzielt werden.”
"Wird der Einkauf zu spät eingebunden, bleibt er in der Rolle des Bestellabwicklers – und verschenkt enorme Wertschöpfungspotenziale."
TALENT-net:
Viele Unternehmen sehen Interim Management im Einkauf als kurzfristige Lösung, wenn Ressourcen fehlen. Du legst jedoch den Schwerpunkt auf CAPEX – die Königsdisziplin im indirekten Einkauf. Warum gerade hier?
Daniel Sorgler:
“Weil CAPEX-Projekte der Lackmustest für den Einkauf sind. Es geht um Investitionen mit hohem Volumen, technischer Komplexität und strategischer Tragweite. Hier prallen unterschiedliche Interessen im Unternehmen aufeinander: Technik, Produktion, Finanzen, Management. Wird der Einkauf zu spät eingebunden, bleibt er in der Rolle des Bestellabwicklers – und verschenkt enorme Wertschöpfungspotenziale. Mit einem erfahrenen Interim Manager gelingt der Sprung zum professionellen Einkauf von Investitionsgütern: vom reaktiven Bearbeiter zum aktiven Gestalter.
In der Praxis erlebe ich jedoch oft, dass Kollegen aus dem indirekten Einkauf einen bunten Blumenstrauß an Themen verantworten, so dass auch der CAPEX-Einkauf nebenbei auch noch mitgemacht wird. Dadurch lassen Unternehmen enormes Potenzial liegen, was sich negativ auf den EBIT auswirkt. Ein paar Prozent nachzuverhandeln war gestern und schadet schließlich der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Jeder eingesparte Euro schlägt sofort positiv auf das Ergebnis durch. Um denselben Effekt zu erzielen, bedarf es ein Vielfaches an mehr Umsatz. Deshalb werbe ich für KPI’s im indirekten Einkauf, die genau darauf abzielen und professionelle Ressourcen rechtfertigen. Diese Rechnung geht immer auf.”
Talent-net:
Wie meinst du das konkret?
Daniel Sorgler:
“Ich möchte gerne ein Beispiel geben. In einem meiner letzten Projekte bin ich für einen Kunden in einen laufenden Ausschreibungsprozess hinzugezogen worden. Die Voraussetzungen für maximale Ergebnisse waren also nicht gegeben. Trotzdem konnte ich kurzfristig wesentliche Anpassungen vornehmen und Transparenz in die Kostenstruktur der Angebote bringen. Mit der entsprechenden Erfahrung und Know-how haben wir die Verhandlung von einer reinen Bitte um Nachlässe auf eine faktenbasierte Diskussion umgestellt. Das Ergebnis nach nur wenigen Wochen: Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich. Ein sechsstelliger Betrag hat das Unternehmen nicht verlassen.
Bezogen auf den Einsatz eines Interim Managers war das Kosten-Nutzenverhältnis für den Kunden mit einem schnellen ROI sehr positiv. Im Nachgang haben wir eine Systematik implementiert, die es dem Unternehmen auch nach meinem Weggang ermöglicht, regelmäßig bessere Ergebnisse als zuvor zu erzielen.”
TALENT-net:
Welche Voraussetzungen braucht es im Unternehmen, damit der Einkauf diese Rolle auch wirklich einnehmen kann?
Daniel Sorgler:
“Zentral sind drei Punkte:
- Frühe Einbindung des Einkaufs in Investitionsprojekte – nicht erst, wenn die Angebote schon vorliegen – oder noch schlimmer: die Entscheidung schon gefallen ist.
- Ressourcen und Kompetenz: Ohne Kapazität und Know-how bleibt der Einkauf reaktiv – und das zeigt sich besonders im CAPEX-Einkauf
- Unterstützung durch das Top-Management: Der Einkauf muss als Werttreiber und EBIT-Optimierer verstanden werden, nicht nur als Kostenstelle.
Wenn diese Basis steht, wird aus dem Bestellabwickler ein Gamechanger im CAPEX – mit spürbarem Einfluss auf die Risikominimierung und gleichzeitige Optimierung für das Geschäftsergebnis.”
„Ohne ausreichende Ressourcen und klare Strukturen bleibt der Einkauf reaktiv – mit dem richtigen Setup wird er zum Gamechanger im CAPEX.“
TALENT-net:
Wo liegen aus Deiner Sicht die größten ungenutzten Hebel im CAPEX-Bereich?
Daniel Sorgler:
“Der größte Hebel ist die rechtzeitige Einbindung des Einkaufs. Nur so kann er nicht nur Preise verhandeln, sondern den gesamten Beschaffungsprozess mitgestalten – von der Ausschreibung, der Lieferantenauswahl bis zur (Vertrags-) verhandlung und Vergabe. Das ermöglicht Transparenz über Total Cost of Ownership, die oftmals fehlt. Um diese jedoch bewerten zu können, sind bereits mit der Ausschreibung Kostentreiber zu ermitteln, so dass diese auch gezielt abgefragt werden können. Viele Projekte eskalieren, weil Folgekosten nicht berücksichtigt werden. CAPEX und OPEX müssen zusammen gedacht werden. Wer CAPEX strategisch steuert, erzielt nicht nur Savings und Effizienz, sondern steigert direkt das EBIT-Ergebnis.
Bei der Professionalität im Umgang mit Verträgen geht die Schere sehr weit auseinander. Viel zu oft erlebe ich leider immer noch, dass mit Halbwissen und unzureichenden Vertragsvorlagen gearbeitet wird. Es mangelt an klaren Regelungen und Know-how, um Risiken für das einkaufenden Unternehmen möglichst gering zu halten. In der Vertragsgestaltung liegt wirklich viel ungenutztes Potenzial.
Die Nutzung von KI ist mittlerweile auch im indirekten Einkauf auf dem Vormarsch und gewinnt stark zunehmend an Bedeutung. Es gibt bereits heute funktionierende „Helfer“, so dass sich der Einkauf auf seine wirkliche Arbeite konzentrieren kann: Value kreieren. Wer hier nicht am Ball bleibt, verpasst den Anschluss, den man nur sehr schwer wieder aufholen kann.”
TALENT-net:
Wie schaffst Du es, in kritischen Projektphasen schnell Struktur und Ergebnisse zu bringen?
Daniel Sorgler:
“Als Interim Manager verstehe ich den CAPEX-Prozess als Ganzes und entfalte dadurch sofortige Wirkung. In den ersten Wochen geht es darum, zu verstehen, wie das Unternehmen tickt und die Engpässe zu identifizieren. Ich spreche mit den Bedarfsträgern und Stakeholdern, um zu verstehen, was das Ziel ist.
Dann gilt es, klare Entscheidungsstrukturen einzuziehen, Rollen zu definieren und Prioritäten zu setzen. Gleichzeitig entlaste ich das bestehende Einkaufsteam, sodass es sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren kann. So entstehen schnelle Effekte: Projekte kommen wieder in die Spur, Kosten werden kontrolliert, Verhandlungen laufen auf einem professionellen Niveau. Mit der gesteigerten Akzeptanz im Unternehmen erfolgt dann fast automatisch die frühzeitige Einbindung des Einkaufs, was wiederum das zielgerichtete Vorgehen deutlich vereinfacht. So wächst in vielen kleinen Schleifen der Grad an Professionalität – und die tägliche Arbeit wird erkennbar sinnvoller und motivierender.”
„Mit erfahrenen Interim Managern können Unternehmen CAPEX-Kosten im Griff halten, Risiken minimieren und so Ergebnisse sichern.“
TALENT-net:
Was unterscheidet Deine Arbeit als Interim Manager von klassischen Beratungen?
Daniel Sorgler:
“Beratungen liefern oft Konzepte – die Umsetzung bleibt dann beim Kunden hängen. Ich verstehe mich als Umsetzungsberater, als Interim Manager, der praxistaugliche Ideen und Konzepte direkt umsetzt. Ich übernehme Verantwortung, führe Stakeholder und Bedarfsträger zusammen und realisiere Ergebnisse im laufenden Betrieb. Unternehmen profitieren also doppelt: Sie bekommen externe Expertise und gleichzeitig eine sofortige Ressourcenentlastung.”
TALENT-net:
Warum lohnt sich für Unternehmen die Zusammenarbeit mit einer Agentur wie TALENT-net, wenn sie Interim Manager suchen?
Daniel Sorgler:
“Weil Geschwindigkeit und Passgenauigkeit entscheidend sind. In kritischen CAPEX-Projekten zählt jede Woche. Eine spezialisierte Agentur kennt die richtigen Profile, prüft Qualität und Verfügbarkeit – und kann innerhalb weniger Tage einen passenden Interim Manager vermitteln. Für HR und Fachbereiche bedeutet das: weniger Risiko, weniger Aufwand, mehr Sicherheit, dass der Einkauf nicht nur „mitläuft“, sondern echten Mehrwert bringt. Und: die Rechnung geht immer auf, weil mehr Einsparungen (im Prozess und Savings) realisiert werden, als die Kosten für den Interim Manager selbst sind.”
TALENT-net:
Digitalisierung und KI im Einkauf sind derzeit Schlagworte. Wie lässt sich das konkret im indirekten Einkauf nutzen?
Daniel Sorgler:
“Es geht nicht darum, „KI einzuführen“, sondern bestehende Prozesse zu entlasten und zu beschleunigen. KI kann beispielsweise unstrukturierte Daten aus Verträgen oder Angeboten analysieren und so Transparenz schaffen. KI kann viele Prozesse im Einkauf übernehmen. Wichtig ist, dass man zuerst struktureier, dann digitalisiert und automatisiert. KI begleitet und übernimmt Aufgaben. Dadurch hat der Einkauf den Kopf frei für die wirklichen Hebel: strategische Verhandlungen, Lieferantensteuerung, Prozessoptimierung. Digitalisierung ist kein Selbstzweck – sie ist ein Werkzeug, um den Einkauf als echten Business Partner zu positionieren.”
*CAPEX
*CAPEX ist die Abkürzung für Capital Expenditures, auf Deutsch meist Investitionsausgaben oder Investitionsaufwand. Gemeint sind Ausgaben für langfristige Investitionen in Sachanlagen, z. B.: Maschinen, Anlagen, Gebäude, IT-Infrastruktur, Fahrzeuge Im Gegensatz dazu stehen OPEX (Operating Expenditures), also laufende Betriebsausgaben wie Miete, Gehälter, Energie oder Verbrauchsmaterialien. Im Einkauf spricht man bei CAPEX oft von der „Königsdisziplin“, weil: die Budgets sehr hoch sind, viele Stakeholder (Technik, Produktion, Finanzen, Management) involviert sind, Entscheidungen langfristige Wirkung haben, Projekte politisch aufgeladen sein können, und Fehler schnell teuer werden.
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